Okolicznościowe imprezy mogą mieć bardzo różne podłoże, scenariusz przebiegu i dodatki. Zarówno sama lokalizacja i wyposażenie czy wystrojenie Sali, jak i późniejsze detale i szczegóły w postaci odpowiedniego wyżywienia oraz obsługi przez personel Sali – mają decydujący wpływ na satysfakcję zamawiających. Klienci organizujący najbardziej popularne i powszechne imprezy okolicznościowe zainteresowani są przede wszystkim:
• chrzcinami, komuniami i bieżmowaniami;
• weselami;
• stypami;
• urodzinami;
• imprezami firmowymi i integracyjnymi;
• szkoleniami i warsztatami;
• spotkaniami promocyjnymi.
W dobrej i nowoczesnej Sali z powodzeniem przeprowadzić można dowolne spotkanie. Aby jednak mieć pewność, że np. spotkanie promocyjne albo handlowe dla przedstawicieli firmy w regionie zakończy się sukcesem, należy zadbać także o to, aby sala była wyposażona nie tylko w stoły i krzesła.
Istotne aspekty sukcesu
Często kluczowe są dodatkowe gadżety i wyposażenie konkretnej Sali na imprezy okolicznościowe w postaci wyświetlacza, rzutnika, tablicy ścieralnej albo nagłośnienia wraz z mikrofonem i mikserem. Taki komplet sprawia, że z powodzeniem przeprowadzić można w takim miejscu szkolenie dla pracowników wraz z konkursem z nagrodami, ale bez problemu można również w nich zorganizować dancing czy prywatkę z muzyką na żywo albo chociaż udziałem DJ-a, który będzie puszczał muzykę z płyt.
Jedna dobra sala oferujące imprezy okolicznościowe musi zadbać także o pozostałe istotne aspekty swojej oferty, takie jak:
• wyposażenie Sali i jej udekorowanie zgodnie z życzeniami (określona kolorystyka, hasło, transparent, żywe kwiaty, oświetlenie itp.);
• świeża i smaczna żywność;
• napoje zwykłe i alkoholowe zgodnie z życzeniem zamawiającego;
• w pełni profesjonalna obsługa kelnerska;
• możliwość negocjowania warunków szczegółowych.
Znalezienie terminu dla siebie
Największe sale specjalizujące się w tego typu imprezach okolicznościowych przeważnie mają gęsto zajęte terminy. Niejednokrotnie więc właściciele takich miejsc rozważają rozbudowę lokalizacji o kolejne mniejsze i większe sale. Dzięki ich skumulowaniu w jednym miejscu, nie trzeba znacząco przeprojektowywać kuchni czy zaplecza gastronomiczno-hotelarskiego czy zatrudniać nowych pracowników. Niekiedy tym samym nakładem pracowniczym i finansowym da się zorganizować dodatkową niedużą imprezę na 10-20 osób w pobocznej Sali.
Dla kelnerów i kucharzy często jest to dokładnie ta sama praca, a dla właściciela takiej Sali weselnej czy okolicznościowej jest to bardzo wyraźny dodatkowy zarobek. Nie dziwi więc, że dzisiaj na mapie łatwo znaleźć miejsca jak pomorska21.pl, w której odbywają się wszystkie możliwe imprezy okolicznościowe świata. Problemem może być co najwyżej znalezienie wolnego terminu na swoją wymarzoną imprezę – z pewnością jednak korzystanie z rezerwacji online czy podjęcie kontaktu telefonicznego z obsługą lokalu pozwoli na szybsze zajęcie interesującego terminu bądź sprawdzenie, czy nikt w ostatnim czasie nie wycofywał swojej wcześniejszej rezerwacji.